A seriedade envolvida na realização de exames laboratoriais traz uma extensa lista de exigências a serem cumpridas em diversos âmbitos. Por se tratar de um processo tão minucioso e detalhado, laboratórios devem manter um vasto controle sobre todas as etapas que compõem qualquer tipo de exame, desde a estrutura do local até o correto treinamento de todos os profissionais envolvidos, sem contar o manuseio e transporte de materiais. Afinal, um pequeno deslize em qualquer passo é capaz de invalidar uma coleta ou, ainda, comprometer o resultado de um teste.
Para tanto, é essencial conhecer alguns dos principais pontos de atenção que frequentemente ocasionam o maior número de problemas em laboratórios. Você está ciente, por exemplo, de onde se encontram as maiores chances de erro? Acompanhe!
A importância da fase pré-analítica
Como é de conhecimento dos profissionais que atuam na área, um exame laboratorial é composto por três fases:
- Pré-analítica: Preparação, coleta, armazenamento e transporte de amostras;
- Analítica: Realização dos exames;
- Pós-analítica: Processos de validação e liberação de laudos.
Segundo as estimativas, cerca de 70% dos erros ocorridos em exames em geral estão concentrados ainda no início do processo, ou seja, na fase pré-analítica.
A importância que deve ser dada a essa etapa se refere não somente aos procedimentos de coleta, que devem ser realizados seguindo ordens restritas de acordo com cada tipo de amostra, mas também a todas as etapas que antecedem esse momento, que se iniciam na própria requisição do exame até a chegada do paciente ao laboratório para a realização da coleta.
Nesse sentido, há uma longa trilha a percorrer, envolvendo o treinamento de diversos funcionários, o atendimento em diferentes momentos e o cumprimento das regulamentações do setor. Apesar de algumas etapas do processo conterem variáveis de difícil controle por parte do laboratório, na maioria dos casos, a aplicação do rigor técnico é o que determinará a segurança do paciente e a eficiência de resultados. Essa atenção deve se dar em diversos pontos.
1) Orientação e comunicação com o paciente
A negligência com o atendimento é, sem dúvidas, um dos maiores riscos à sobrevivência e à eficiência de negócios, e a lógica se aplica totalmente aos laboratórios. Receber bem e instruir o paciente desde o primeiro contato com o laboratório transmite confiança e ainda garante a cooperação do mesmo quando necessário, facilitando o processo.
É por esse motivo que o indicado é investir em atendimento humanizado e próximo, o que significa, em boa parte, voltar esforços para a criação de canais de comunicação variados e realmente eficientes – ou seja, o paciente consegue falar com um atendente e tem o seu problema solucionado sem complicações.
O mesmo vale para o atendimento presencial, que deve estar apto a tirar todas as dúvidas e orientar com precisão todo e qualquer procedimento realizado. Quanto mais disponível a empresa se mostrar para o seu cliente, maior a credibilidade transmitida.
2) Procedimentos de cadastro e identificação
A garantia de legitimidade de exames tem relação direta com o cumprimento correto de todos os procedimentos de identificação e de cadastro de informações no sistema utilizado pelo laboratório.
No que diz respeito à identificação do doador, os cuidados se iniciam com a conferência de documento com foto para a realização da coleta e incluem ainda checagem de assinaturas. Mas há ainda os cuidados internos a serem tomados pelo laboratório no preenchimento completo e legível de todos os formulários exigidos para cada tipo exame, bem como correto lacre de todos os envelopes e amostras – falhas ocorridas nesse momento são bem mais comuns do que se imagina. Qualquer sinal de violação nos materiais por erros cometidos nessas etapas invalida a amostra coletada, gerando retrabalho.
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3) Organização para a coleta
A coleta é, claramente, o momento de maior atenção, tanto para coletor quanto para doador, e o laboratório está ciente das especificidades de cada tipo de exame. No entanto, independentemente da experiência dos profissionais envolvidos ou da tradição do laboratório, nenhum procedimento de coleta deve ser tratado com menos atenção, pela visão de serem rotineiros. É justamente aí que os erros podem ocorrer, e a equipe precisa estar seriamente orientada dessa maneira.
O preparo e organização dos equipamentos, por exemplo, são pontos frequentemente negligenciados na realização da coleta. Porém, cumprir esse passo sem atenção pode ser o suficiente para perder um procedimento inteiro. Exija da equipe, portanto, o cumprimento de etapas delimitadas e bem esclarecidas.
4) Dignidade e privacidade do doador
É preciso lembrar ainda que há exames, como o toxicológico, que têm cuidados específicos para garantir a discrição necessária, exigindo a realização em sala reservada e ainda a presença de testemunha. Esse é um cuidado destacado na legislação, que garante o direito à privacidade do coletor.
No caso de exames em que possa haver dor ou traumas, a equipe deve estar corretamente capacitada a lidar de maneira humanizada com eventuais situações que ocorram.
5) Rotatividade de funcionários e falta de treinamento
Um grande dificultador para o cumprimento de tudo que já foi apontado até aqui está na frequente rotatividade da equipe, que gera maiores esforços para manter um padrão de atendimento e de procedimentos. Para tanto, o laboratório deve investir em treinamentos frequentes e evitar que orientações sejam dadas a novos funcionários de maneira informal.
Além disso, os treinamentos periódicos da equipe já atuante ajudam a garantir o controle sobre a rotina, de modo a fiscalizar o serviço que vem sendo executado.
A fase pré-analítica inclui, ainda, o armazenamento e encaminhamento para análise, que pode envolver exigências específicas de transporte.
Buscar a excelência no serviço oferecido é, em grande parte, atentar-se a essas dicas.
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