A rotina do setor de RH das empresas inclui uma série de processos necessários para manter o controle sobre todo o quadro de funcionários e o clima organizacional, e nem sempre é tão fácil se manter atualizado de todos os detalhes da complexa legislação trabalhista brasileira. Como consequência, é muito comum que determinadas obrigações sejam realizadas sem que o empresário ou gestor de RH compreenda, exatamente, aquele processo ou norma.
O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) é um dos termos para os quais as empresas que empregam funcionários pelo regime de CLT precisam estar atentas. Nas empresas de transporte, o preenchimento do CAGED tem determinadas peculiaridades.
Entenda os principais pontos sobre o CAGED para as empresas de transporte!
O que é o CAGED?
Desde 1965, quando foi instituído pela Lei nº 4923, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é o meio utilizado pelo Ministério do Trabalho para realizar o controle e fiscalização do processo de admissões e demissões de funcionários em regime CLT em todo o Brasil, obtendo e divulgando informações importantes sobre a situação do mercado de trabalho no país. Os dados fornecidos no CAGED também são utilizados para fins de concessão do Seguro-Desemprego.
Trata-se de um sistema digital disponibilizado no site do MTE, que obtém sua base de dados a partir do registro online feito pelas empresas do país sobre o quadro de funcionários. De acordo com o Ministério, hoje, são cerca de 900 mil estabelecimentos prestando as declarações, que são de periodicidade mensal.
Quem deve declarar o CAGED?
Todo estabelecimento que tenha admitido, desligado ou transferido empregado com contrato de trabalho regido pela CLT deve fazer a declaração mensal até o dia 7 do mês subsequente às movimentações, por meio de alguma das opções disponibilizadas no portal do CAGED. O estabelecimento que não cumpre a determinação está sujeito às multas previstas na Lei nº 4923/65.
Como é o processo?
Em resumo, para prestar as informações exigidas, o processo se inicia com a geração do arquivo da folha de funcionários, um formulário a ser preenchido. Com seu preenchimento, é gerado um arquivo que deverá ser transmitido ao sistema, num segundo passo, selecionando no portal a opção “Analisar CAGED”. Depois de aprovadas as informações, a operação é confirmada com a geração de um recibo, que deve ser armazenado para controle. Todas as etapas são realizadas dentro do próprio sistema.
Qual a diferença na declaração CAGED para motoristas profissionais?
A regra acima deixa claro que as empresas de transporte também devem fazer a declaração junto ao CAGED, como todas as outras. No entanto, em 2017, o lançamento da Portaria nº 945 trouxe mudanças relativas à prestação de informações do empregador ao Ministério do Trabalho, especificamente no caso de movimentações referentes ao cargo de motorista profissional.
A Portaria obriga que o empregador que admitir ou desligar motoristas profissionais declare campos relativos ao cumprimento do exame toxicológico obrigatório, conforme exigência da Lei 13.103 (Lei do Caminhoneiro), que passou a vigorar em 2016. Os campos são:
- Código do Exame Toxicológico
- Data Exame Médico (Dia/Mês/Ano)
- CNPJ do Laboratório
- CRM do Médico Revisor e Estado (UF) do CRM do Médico Revisor
Para quem o exame toxicológico no CAGED é obrigatório?
O envio das informações sobre o exame toxicológico é obrigatório para o caso de funcionários que se enquadrem na seguinte descrição: motoristas habilitados nas categorias C, D ou E da CNH, declarados no CAGED em uma das famílias de CBO (Classificação Brasileira de Ocupação) a seguir:
7823 – Motoristas de veículos de pequeno e médio porte
7824 – Motoristas de ônibus urbanos, metropolitanos e rodoviários
7825 – Motoristas de veículos de cargas em geral
Ou seja: mesmo que a empresa não seja uma transportadora, se ela tiver em sua folha de pagamento um funcionário que ocupe um dos cargos citados, será de sua responsabilidade arcar com as despesas referentes ao exame toxicológico para contratação ou desligamento, bem como declarar os dados que comprovem sua realização no sistema do Ministério do Trabalho.
De onde obter as informações para o preenchimento no CAGED?
As informações sobre o exame toxicológico necessárias são encontradas no relatório médico emitido após a realização do exame, entregue para o motorista. É de responsabilidade do motorista disponibilizar o relatório médico à empresa.
Caso o motorista se recuse a realizar o exame toxicológico no desligamento, não é necessário preencher o CAGED?
Atenção para este ponto! Como a declaração no CAGED é obrigatória, ainda que o funcionário apresente a recusa em realizar o exame toxicológico na saída da empresa, o Ministério do Trabalho orienta que é necessário informar o desligamento da seguinte maneira:
Além de uma maneira de manter todas as informações relacionadas a contratações da sua empresa atualizadas, servindo como base para pesquisas e estudos por parte do governo, para as empresas de transporte o CAGED passou a ser também o meio principal para informar ao Ministério do Trabalho o cumprimento da Lei referente à obrigatoriedade do exame toxicológico, que tem como objetivo garantir maior segurança nas estradas e um maior acompanhamento por parte das empresas sobre seus funcionários. Entenda aqui a importância do exame toxicológico para todos os envolvidos.
Nas rotinas administrativas, lembre-se de manter atenção constante à atualização das informações no sistema e garantir o fornecimento dos dados solicitados pelo governo. Manter-se em dia com a lei é fundamental para o sucesso de qualquer negócio!
Conheça as vantagens do Exame Pelo Bem, o exame toxicológico com a credibilidade Tommasi.
